home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / wp / arcw6m12.zip / READ_DZM.DOC (.txt) < prev    next >
Word Document  |  1996-05-08  |  28KB  |  364 lines
  1.  
  2.                 Managing Documents (Archivist) ΓÇö Installation
  3.  
  4. Installation starts automatically when you open document DZM_INST.DOC.
  5.  
  6. The installation adds macro Archivist to Microsoft Word's global template
  7. (Normal.dot).
  8. If you wish, the installation will also add Document Zip Manager to the
  9. File menu.
  10. This is an option you may select during the installation.
  11.  
  12. If you wish, you may install Archivist manually. See ΓÇ£Manual InstallationΓÇ¥
  13. below.
  14.  
  15. Please note:
  16.     You must have programs PKUNZIP.EXE and PKZIP.EXE installed on you
  17.     computer.
  18.     The PATH command in your AUTOEXEC.BAT file should include the directory
  19.     in which
  20.     these programs reside.
  21.     Shareware versions of these programs are available on many bulletin
  22.     boards or from
  23.             PKWARE, Inc.
  24.             9025 N. Deerwood Drive
  25.             Brown Deer, WI 53223
  26.  
  27.             Archivist is also available for Microsoft Excel 5.0.
  28.  
  29.  
  30. WIN.COM
  31.     If you have more than one copy of this file on your computer, the
  32.     installation will not succeed. It means that you have installed more
  33.     than one copy of MS Windows. The Macro Installer would not know where to
  34.     place certain files. You should temporarily rename the ΓÇ£unusedΓÇ¥ WIN.COM
  35.     file(s) and restart the installation.
  36.  
  37.  
  38.                               What is Archivist
  39.  
  40.  
  41. Microsoft WordΓÇÖs document files may take a lot of space on the hard disk of
  42. your computer. Since you  probably work with only a few documents at a
  43. time, you can recover half or even more of the disk space by compressing
  44. the individual files into an archive. Of course, you could store your
  45. documents on diskettes but, compared to the hard disk, diskettes are less
  46. convenient to use.
  47.  
  48. Archivist is a macro for Microsoft Word 6.0. It allows you to compress
  49. files into archive, list the contents of an archive, and restore files with
  50. the ease of point-and-click, without leaving Word.
  51.  
  52. When you compress a document, you may expect 50% to 75% reduction in the
  53. amount of disk space it occupies. Please note that you may use Archivist to
  54. compress not only MS Word documents but other files as well.
  55.  
  56. The macro uses two well respected and widely used programs, PKZIP and
  57. PKUNZIP. These are available for downloading on virtually all bulletin
  58. boards (BBS) and on-line services.
  59.  
  60. Archivist is shareware. Archivist is not free. If you find Archivist useful
  61. and continue to use it, you are encouraged to register your copy.
  62. Registration fee is $15 U.S., payable to:
  63.       Josef J. Polak
  64.       39 Greylock Road
  65.       Newton, MA 02165
  66. Please include the name of the person to whom Word is licensed (as it
  67. appears in Help,
  68. About Microsoft WordΓǪ).
  69.  
  70. The user who registers receives several benefits:
  71.  ΓÇó Technical support by telephone or mail. You can get help with any
  72.    questions or problems you encounter in using Archivist.
  73.  ΓÇó The opportunity to order the latest version of Archivist and its upgrades
  74.    on disk directly from the author.
  75.  ΓÇó The opportunity to order the latest versions of macro source code.
  76.  ΓÇó The satisfaction of knowing that you are supporting the development of
  77.    affordable software.
  78.  
  79.             Archivist is also available for Microsoft Excel 5.0.
  80.  
  81.  
  82.  
  83.                       Managing Documents ΓÇö Instructions
  84.  
  85.  
  86. How to start Archivist
  87.  ΓÖª From the File menu, choose Document Zip Manager. Archivist displays its
  88.    main dialog box window.
  89.    If you did not add Document Zip Manager to the menu, choose Archivist in
  90.    macro window (menu Tools, MacroΓǪ) and click on the Run button.
  91. The macro automatically looks for archives (files with the extension .ZIP)
  92. in the current directory and selects the first one it finds. You may choose
  93. another archive (see ΓÇ£How to select another archive in the current
  94. directoryΓÇ¥ below). If it does not find any archive, it will inform you that
  95. archiving will create archive DOCS.ZIP.
  96.  
  97. How to move documents into archive (action MoveΓǪ)
  98.  ΓÖª Click on option button Move file(s) into archive. The list box shows
  99.    all files in the directory.
  100.  ΓÖª Select a file in list box Files Available:, click on the Select┬á>>
  101.    button. (Shortcut: double-click the left mouse button on the name of the
  102.    file.) The macro adds the file on its list of files to be moved, shows
  103.    the name in list box Selected Files: and removes it from Files
  104.    Available:. Select other files you wish to archive.
  105.    If you wish to change your selection, select a file in list box Selected
  106.    Files. The button text ΓÇ£Select┬á>>ΓÇ£ changes to ΓÇ£<<┬áRemove.ΓÇ¥  Clicking on
  107.    this button removes the file from the list of files to be moved and
  108.    places its name back into Files Available:.
  109.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the move. The macro moves the
  110.    selected files into the archive, removes them from your disk and, when
  111.    you add a new file to the archive, asks you ΓÇ£Would you like to generate
  112.    contents listΓǪ?ΓÇ¥ You should click on the Yes button when you create a new
  113.    archive. This list is a┬áfile with extension .Z_L, which contains the
  114.    ΓÇ£table of contentsΓÇ¥ of the archive. Archivist uses this list when
  115.    restoring and deleting files (see Restore below). Once you create the
  116.    contents list, Archivist will maintain it for you automatically. You
  117.    should keep this file on your disk.
  118.  ΓÖª If you wish to move all files in the current directory into the
  119.    archive, click on the All┬áFiles┬á>> button, then on the OK button. Note,
  120.    that archive files (*.ZIP) and list files (*.Z_L) will not be archived.
  121. This action is available only if the current directory contains at least
  122.    one file.
  123.  
  124. How to retrieve documents from archive (action RestoreΓǪ)
  125.  ΓÖª Click on option button Restore archived file(s). The list box now shows
  126.    only the files on the list generated after the most recent move and/or
  127.    delete (see Move and Delete).
  128.  ΓÖª Select a file in list box Archived Files on List (.Z_L):, click on the
  129.    Select >> button. The macro displays the file in list box Selected
  130.    Files:. Select other files you wish to restore.
  131.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the restore.
  132.  ΓÖª If you wish to restore all files from the archive into the current
  133.    directory, click on the All┬áFiles┬á>> button, then on the OK button.
  134. This action is available only if the current directory contains at least
  135. one archive and the selected archive has a corresponding list file. When
  136. there is no list file, the name of this action changes to ΓÇ£Restore all
  137. archived files."
  138.  
  139. How to remove documents from archive (action DeleteΓǪ)
  140.  ΓÖª Click on option button DeleteΓǪ. The list box now shows only the files
  141.    on the list generated after the most recent move and/or delete.
  142.  ΓÖª Select a file in list box Archived Files on List (.Z_L):, click on the
  143.    Select >> button. The macro displays the file in list box Selected
  144.    Files:. Select other files you wish to delete.
  145.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the delete.
  146. This action is available only if the current directory contains at least
  147. one archive and the selected archive has a corresponding list file.
  148. How to update all documents in archive (action UpdateΓǪ)
  149.  ΓÖª Click on option button UpdateΓǪ. List box Archived Files: is dimmed and
  150.    shows only the files on the list.
  151.  ΓÖª Click on the OK button and confirm the update. Archivist will move into
  152.    the archive all files in the current directory that meet the following
  153.    three conditions:
  154.     19. A file of the same name already is in the archive.
  155.     20. The file on you hard disk is newer than that in the archive.
  156.     21. The file is not being used by an application. For instance,
  157.         Archivist cannot update a┬ádocument which is open in Word.
  158. This action is available only if the current directory contains at least
  159.    one file.
  160.  
  161. What is the difference between ΓÇ£Update all filesΓǪΓÇ¥ and moving all files
  162. When you select all files for action ΓÇ£Move file into archive,ΓÇ¥ the macro
  163. moves all files in the current directory into the archive and removes them
  164. from your disk, excluding files with extensions .ZIP (archives) and .Z_L
  165. (list files).
  166. Action ΓÇ£Update all files which already are in archiveΓÇ¥ replaces all files
  167. in the archive with newer ones from the current directory on your disk. The
  168. macro then removes from your disk only those files which are in the
  169. archive. In another words, the macro will not add new files to archive. It
  170. will move file into archive only if a file with the same name already
  171. exists in the archive.
  172.  
  173. How to name and change archives
  174. Archivist uses the name DOCS.ZIP if the current directory does not contain
  175. an archive. You may select another name:
  176.  ΓÖª Click on the Name ArchiveΓǪ button and enter a name for the archive.
  177. This button is available only if the current directory contains at least
  178.    one file.
  179.  
  180. How to select another archive in the current directory
  181. Archivist automatically selects the first archive it finds in the current
  182. directory. If a directory contains several archives, you may select another
  183. archive:
  184.  ΓÖª Select an archive in list box Archives (*.ZIP): and click on the OK
  185.    button. (Shortcut: double-click the left mouse button on the name of the
  186.    archive.)
  187. You may also use the Name ArchiveΓǪ button to enter the name of an existing
  188. archive or name for a new archive.
  189.  
  190. How to change directory
  191.  ΓÖª Click on the Change Directory button. The button text changes to ΓÇ£Show
  192.    Files.ΓÇ¥
  193.  ΓÖª Choose another directory in list box Directories: and click on the OK
  194.    button. Repeat until you reach the desired directory. (Shortcut: double-
  195.    click the left mouse button on the name of the directory.) List box
  196.    Archives (*.ZIP): will show names of all archives in each directory.
  197.  ΓÖª Click on the Show Files button to return to the main dialog box window.
  198.    Archivist automatically selects the first archive it finds in the new
  199.    directory.
  200.  ΓÖª You may also select an archive in list box Archives (*.ZIP): and click
  201.    on the OK button (or  double-click the left mouse button on the name of
  202.    the archive).
  203. If you change to a directory in which there are no archives, archiving
  204.    (MoveΓǪ) will create one.
  205.  
  206. How to change drive
  207. The macro itself cannot change drive. However, if you wish archive files
  208. located on another drive, switch to that drive in Microsoft Word first,
  209. before running Archivist:
  210.  ΓÖª From the File menu, choose OpenΓǪ.
  211.  ΓÖª In drop-down list box Drives: select the drive you wish to use.
  212.  ΓÖª Click on the Cancel button (or press the Esc┬ákey).
  213. The check box ΓÇ£Restore DirectoryΓǪΓÇ¥
  214. ArchivistΓÇÖs dialog box contains check box labeled ΓÇ£Restore Directory
  215. Structure Stored in Archive.ΓÇ¥ The check box and the text will be ΓÇ£grayedΓÇ¥
  216. (disabled). This option has no meaning for archives created by archivist.
  217. However, since you may have other archives (ZIP files) on your hard disk,
  218. it is included for you convenience.
  219. Technical footnote:
  220. This check box has meaning for archives created (PKZIP) with options -r,
  221. -p|P. If it is checked, Archivist will restore (PKUNZIP) files with the
  222. option -d.
  223.  
  224. Cautions
  225.  ΓÖª Do not attempt to archive files while they are ΓÇ£open,ΓÇ¥ for example, a
  226.    MS Word document file, while you are working with it.
  227.  ΓÖª Do not attempt to archive any file whose name starts with the character
  228.    ΓÇ£~ΓÇ¥ (tilde).
  229.  ΓÖª Do not archive template NORMAL.DOT.  You may, however, archive
  230.    templates which you seldom use.
  231.  ΓÖª Do not archive any .INI file, unless you are certain that they will not
  232.    be needed.  Same caution applies to .EXE, .COM, .DLL, .DRV, .REG, .386
  233.    and other system files.
  234.  ΓÖª You may, however, archive some system files which you seldom use, for
  235.    example, TrueType font files (.TTF)
  236.  ΓÖª Never archive AUTOEXEC.BAT, CONFIG.SYS, WIN.INI and SYSTEM.INI.
  237.  
  238. How to remove Archivist
  239.  ΓÖª Start MS Word.
  240.  ΓÖª From the Tools menu, choose MacroΓǪ
  241.  ΓÖª Delete macros Archivist, ArchivistPart2 and ArchivistPart3 (select the
  242.    macro, choose the Delete button and confirm the deletion).
  243.  ΓÖª Delete files WMM60UNZ.PIF and WMM60ZP.PIF from your WindowsΓÇÖ directory.
  244. You may also let Archivist remove itself automatically:
  245.  ΓÖª Open the installation document DZM_INST.DOC.
  246. |Double-click the left mouse    |
  247. |button on                      |
  248. |Remove Archivist               |
  249. |located at the end of the      |
  250. |document.                      |
  251.                              Manual Installation
  252.  
  253.  
  254. How to install manually
  255.  ΓÖª Open document DZM_INST.DOC.
  256.  ΓÖª From the Tools menu, choose MacroΓǪ and click on the OrganizerΓǪ button.
  257.    The Organizer dialog box lists macros stored in INST_DZM and in the
  258.    Normal document template.
  259.  ΓÖª On the left side of the Macros tab select macros Archivist1,
  260.    ArchivistPart2 and ArchivistPart3 and click on the Copy >> button.
  261.  ΓÖª On the right side of the Macros tab, select macro Archivist1, click on
  262.    the RenameΓǪ button, type in Archivist as the new name (that is, remove
  263.    the trailing ΓÇ£1ΓÇ¥) and then choose the OK button.
  264.  ΓÖª Choose the Close button.
  265.  
  266. Archivist also needs files WMM60UNZ.PIF and WMM60ZP.PIF. They are included
  267. in ARCW6M.ZIP. Please copy those two files from the distribution diskette
  268. into your Windows directory (most likely C:\WINDOWS).
  269.  
  270. It is possible that the installation of Archivist will not find programs
  271. PKZIP.EXE and/or PKUNZIP.EXE even though they are on your computer. and the
  272. PATH command in your AUTOEXEC.BAT file includes the directory in which
  273. these programs reside. This is because they might be marked as ΓÇ£hiddenΓÇ¥
  274. and/or ΓÇ£systemΓÇ¥ files. You can remedy this either in File Manager or in
  275. DOS.
  276.  
  277. In File Manager:
  278.  ΓÖª From the File menu choose SearchΓǪ
  279.  ΓÖª In text box Search For: type PK*.EXE and press the Enter key.
  280.    Highlight both programs in the Search Window, e.g.,
  281.       c:\pkware\pkunzip.exe
  282.       c:\pkware\pkzip.exe
  283.  ΓÖª From the File menu choose PropertiesΓǪ
  284.  ΓÖª Clear the check boxes System and Hidden, click on the OK button.
  285.  
  286. In DOS, type the following:
  287.  ΓÇó cd \pkware
  288.  ΓÇó attrib -s -h pkunzip.exe
  289.  ΓÇó attrib -s -h pkzip.exe
  290. Messages
  291. The following table lists messages and problems you might encounter.
  292.  
  293. |MESSAGE or PROBLEM    |CAUSE                       |REMEDY           |
  294. |Archive x.ZIP is not  |No archives in the current  |Archiving will   |
  295. |present inΓǪ           |directory.                  |create it.       |
  296. |There are no files to |The directory is empty.     |None             |
  297. |be archived.          |                            |                 |
  298. |The name is not valid.|You entered a name which is |Choose another   |
  299. |                      |not a valid MS-DOS file     |name.            |
  300. |                      |name.                       |                 |
  301. |Cannot archive into   |Attempt to archive x.ZIP    |None             |
  302. |itself!               |into itself.                |                 |
  303. |You have to wait      |The macro is completing some|None             |
  304. |about x second(s).    |task.                       |                 |
  305. |File(s) will not      |Your disk might be full.    |Remove some      |
  306. |restore.              |                            |files.           |
  307. |I moved a file into   |The archive may be damaged. |Restore all      |
  308. |archive, but the file |                            |files, then      |
  309. |is still on my hard   |The file may be marked as   |delete the       |
  310. |disk.                 |ΓÇ£read-only.ΓÇ¥                |archive.         |
  311. |                      |                            |Clear the        |
  312. |                      |Your disk might be full.    |attribute (use   |
  313. |                      |                            |DOS command      |
  314. |                      |                            |attrib).         |
  315. |                      |                            |Remove some      |
  316. |                      |                            |files.           |
  317. |File x.Z_L is not a   |You removed all files from  |Generate new     |
  318. |valid list.           |archive x.ZIP               |after move.      |
  319. |                      |The file is damaged         |Generate new.    |
  320. |                      |(corrupted or lost data)    |Choose another   |
  321. |                      |x.Z_L was created by another|name.            |
  322. |                      |application.                |                 |
  323. |I asked for a new     |The archive may be damaged. |Restore all      |
  324. |list, but I still get |                            |files, then      |
  325. |ΓÇ£ΓǪis not a valid      |                            |delete the       |
  326. |list.ΓÇ¥                |                            |archive.         |
  327.  
  328.  
  329.  
  330. Distribution
  331. The Archivist software, and the associated documentation are ┬⌐ 1995, 1996
  332. Josef J. Polak.
  333. You may distribute this software as long as the following files are
  334. included:
  335.       AREG.TXT
  336.       FILE_ID.DIZ
  337.       INST_DZM.DOC
  338.       PACKING.LST
  339.       READ_DZM DOC
  340.       README.TXT
  341.       WMM60ZP.PIF
  342.       WMM60UNZ.PIF
  343. All of the above files must be combined into a single ZIP file (or other
  344. compression format) for distribution. Beyond a fee for the reproduction and
  345. media cost, no fee may be charged for distribution of this software.
  346.  
  347. DISCLAIMER
  348. This software is provided on an ΓÇ£as isΓÇ¥ basis without warranty of any
  349. kind, expressed or implied, including but not limited to the implied
  350. warranties of merchantability and fitness for a particular purpose. The
  351. person using the software bears all risk as to the quality and performance
  352. of the software. The author will not be liable for any special,
  353. incidental, consequential, indirect or similar damages due to loss of data
  354. or any other reason, even if the author or an agent of the author has been
  355. advised of the possibility of such damages. In no event shall the author's
  356. liability for any damages ever exceed the price paid for the license to
  357. use the software, regardless of the form of the claim. This software
  358. remains the property of the author and may not be modified in any way.
  359.  
  360.  
  361. ┬⌐ 1995, 1996 Josef J. Polak. All rights reserved.
  362. All other product names are copyright and trademarks/tradenames of their
  363. respective owners.
  364.